Wdrożony system klasy ERP wspiera około 150 procesów biznesowych, z obszarów: finansów i księgowości, logistyki, zakupów i sprzedaży, obsługi nieruchomości, środków trwałych, centralnej bazy kontrahentów, centralnego rejestru umów, ułatwia integrację z 26 innymi systemami, już działającymi w przedsiębiorstwie i pozwala na sprawne wykonywanie obowiązków 1100 użytkownikom.

Celem nadrzędnym projektu było usprawnienie procesów księgowych, ujednolicenie danych oraz automatyzacja pracy poprzez integrację systemu finansowo-księgowego z systemami dziedzinowymi. Zaadresowano 1124 wymagania funkcjonalne, pozafunkcjonalne, prawne i techniczne, zdefiniowane w pierwszej fazie projektu Sz@fir.

Jednocześnie zakres projektu pozwolił na pełne wdrożenie centralnej bazy kontrahentów, centralnej bazy umów, automatyzację procesu zakupów, elektronicznych płatności z Bankiem Pocztowym oraz mechanizmów analizy danych i raportowania. Uzyskano też wiele efektów optymalizacji procesów, integracji różnych systemów źródłowych i ogólnego podniesienia poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego.  

Już w początkowej fazie projektu, Poczta Polska S.A. dążąc do ograniczenia kosztów wdrożenia i przyszłego utrzymania systemu, redukując wiele ryzyk projektowych, a jednocześnie kierując się zasadami jak najwyższego, wymaganego przez prawo bezpieczeństwa teleinformatycznego, podjęła decyzję o budowie systemu Sz@fir w środowisku chmury publicznej Microsoft Azure. Tak więc przyjęto zcentralizowaną wersję architektury systemu, pozwalającą uzyskać: minimalizację kosztów, wysoki poziom dostępności i skalowalności, realizację opartą o standardy przemysłowe oraz w maksymalny sposób wykorzystującą istniejącą infrastrukturę Poczty. Obecnie w chmurze Azure utrzymywane jest 8 środowisk (produkcyjnych, testowych, szkoleniowych) zbudowanych łącznie z ponad 80 maszyn (powyżej 500 rdzeni procesora 3,5 tyś GB RAM). Jest to jedno z największych tego typu środowisk uruchomionych dla jednego klienta.   

Korzyści jakie osiągnęła Poczta Polska po wdrożeniu rozwiązania chmurowego 

Zastosowanie platformy chmury publicznej Azure, w tym środowisk wirtualnych i usług, pozwoliło rozwiązać wiele problemów z jakimi borykają się projekty tej skali.

Oszczędnie i szybko

Oparcie rozwiązania na chmurze obliczeniowej umożliwiło poprawę efektywności wdrożeniowej, szybkie wprowadzenie systemu do eksploatacji, zapewnienie wymaganej elastyczności i skalowalności, łatwą integrację z systemami już działającymi w firmie, wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pozwoliło Poczcie realizować strategię nacisku na rentowność biznesu i zachować wysoką dyscyplinę kosztową.

W pierwszej kolejności uniknięto kosztownych i czasochłonnych procesów związanych z projektowaniem, zamawianiem i budową infrastruktury dla systemu. Platforma Azure zapewniła nieomal błyskawiczne kreowanie środowisk wirtualnych zgodnych z wymaganiami projektu. Jednocześnie zastosowanie dynamicznie skalowalnych środowisk w chmurze pozwoliło na dostosowywanie wielkości środowisk testowych, rozwojowych i produkcyjnych do aktualnych potrzeb projektu. Takie podejście pozwoliło na zwiększanie (w przypadku potrzeb i pików przetwarzania) rozmiarów środowisk lub na ich ograniczanie i wyłączanie w przypadku niskiego wykorzystania.

Bezpieczeństwo klasy światowej

Standaryzacja rozwiązania pozwoliła określić i utrzymać parametry usługi, zapewniając jej ciągłość biznesową, kontrolowalność i bezpieczeństwo informacji.

Szeroki zakres usług dostępnych w Azure pozwolił zastosować zasadę security-by-design, wykorzystać wiele gotowych rozwiązań gwarantujących wysoką dostępność oraz uzyskać w łatwy sposób zgodność z technicznymi wymaganiami prawnymi. Narzędzia dostępne w chmurze pozwoliły na pełną realizację zasad rozliczalności działań w systemie Sz@fir.

Przewidywalność kosztów

Usługi chmury obliczeniowej upraszczają planowanie inwestycyjne, w szczególności ryzyko szacowania komponentów systemu i utrzymywania nadmiarowości jest po stronie dostawcy usługi. Koszty utrzymania systemu, w oparciu o stale aktualizowane środowiska i wiele gotowych usług zarządzania, monitorowania i bezpieczeństwa, stają się przewidywalne, ale ich budowa we własnym zakresie znacznie powiększyłaby koszty projektu.

Zweryfikowany w praktyce sukces biznesowy

Po kilkumiesięcznym okresie działania systemu Sz@fir, można było zaobserwować pierwsze efekty ekonomiczne działania systemu i jego wpływ na kluczowe procesy w Poczcie Polskiej S.A. Obecnie system obsługuje 10 mln transakcji księgowych miesięcznie, pozwalając realizować procesy finansowo – księgowe Poczty Polskiej w sposób zdefiniowany, kontrolowany i zautomatyzowany. Wdrożenie podniosło efektywność i satysfakcję użytkowników. Jednocześnie projekt pozwolił zbudować kompetencje w Poczcie, dotyczące rozwoju nowych technologii w celu polepszenia efektywności kosztowej przyszłych zmian i wdrożeń, oraz pozwalające redukować przyszłe ryzyka w działaniu systemu.

Głównymi osiągnięciami po wprowadzeniu systemu Sz@fir było kilkukrotne zwiększenie sprawności procesów finansowych, obniżenie kosztów operacyjnych, redukcja czasu obsługi poszczególnych procesów oraz optymalizacja większości procesów biznesowych.

Główne korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia Microsoft Dynamics w Poczcie Polskiej:

  • Zmniejszenie kosztów operacyjnych firmy
  • Oszczędność czasu poprzez automatyzację pracy
  • Poprawa efektywności procesów finansowo-księgowych
  • Usprawnienie obiegu informacji dzięki integracji z systemami dziedzinowymi