Microsoft Dynamics 365: centrum dowodzenia efektywną sprzedażą

Komputronik Biznes pomaga innym firmom i organizacjom dynamicznie rosnąć dzięki odpowiednio dobranym rozwiązaniom IT. Dlatego, gdy poznańska firma zdecydowała o wdrożeniu nowego systemu CRM u siebie, miała wyjątkowo wysokie wymagania. Jej wybór padł na system Microsoft Dynamics 365 for Sales, zintegrowany z chmurowymi aplikacjami Office 365.

Wprowadzenie systemu Dynamics 365 pozwoliło uporządkować, ujednolicić i wzbogacić wiedzę o procesach sprzedaży. Obecnie mamy jasno zdefiniowane kroki działania. Rozwiązanie pozwala na monitorowanie procesów sprzedaży i ocenę czasu poświęcanego na realizację poszczególnych etapów. Dzięki zastosowanym mechanizmom system sam określa sposób działania i motywuje handlowców do efektywniejszej realizacji zadań, co wpływa na skrócenie czasu całego procesu. - Sebastian Pawłowski, Wiceprezes Zarządu Komputronik Biznes

Model działalności

Komputronik Biznes łączy doświadczenie własnego zespołu z kompetencjami specjalistów włączonych w struktury firmy spółek Movity i Komputronik API. Prawie 300 doradców, inżynierów i serwisantów zapewnia firmom i organizacjom z całej Polski kompleksowe rozwiązania IT, optymalizujące procesy biznesowe. Wiele z nich ma charakter autorski. Poznańska spółka stawia na intensywny rozwój w takich obszarach, jak: projekty infrastrukturalne, cloud computing, wirtualizacja, data storage, doradztwo i wdrażanie systemów ERP, CRM, e-commerce. Firma dywersyfikuje swoją działalność geograficznie (6 filii w całej Polsce) oraz sektorowo: wertykalne działy odpowiadają za pozyskiwanie i obsługę klientów z branż m.in. administracji publicznej, służby zdrowia, handlu detalicznego, finansowo-bankowego oraz HoReCa.

Wyzwania biznesowe

Komputronik Biznes poszukiwał rozwiązania, które zapewniłoby firmie:

  • lepszą wiedzę o klientach (historia sprzedaży, rentowność, ocena potencjału, itp.),
  • lepszą organizację pracy (efektywne zarządzanie pracą zespołów, płynny obieg informacji, eliminacja błędów oraz zbędnych lub dublujących się działań);
  • większe bezpieczeństwo finansowe (mechanizmy kontroli płatności, lepsza ocena ryzyk projektów, itp.)

Nowy rozdział

Od połowy 2017 roku pod marką Komputronik Biznes operacyjnie działają zintegrowane struktury dwóch spółek: Komputronik Biznes i Movity.

Proces połączenia kompetencji zwiększył nasz potencjał rozwoju, zwłaszcza w obszarze akwizycji i obsługi kompleksowych projektów IT. Nowy rozdział w naszej historii skłonił nas jednocześnie do rewizji funkcjonujących w firmie procesów i systemów IT. Od 15 lat z dużymi sukcesami doradzamy naszym klientom, jak efektywnie się rozwijać. Przez lata dynamicznego rozwoju nasza organizacja bardzo urosła oraz połączyła się z Movity operacyjnie i rozpoczyna integrację z Komputronik API – tak drogę do wdrożenia nowego systemu CRM wspomina Sebastian Pawłowski, Wiceprezes Zarządu Komputronik Biznes.

Po pierwsze, klient

Pełna wiedza o aktualnych oraz potencjalnych klientach to najpewniejsza dźwignia dynamicznego i efektywnego rozwoju – tę podręcznikową prawdę potwierdzały wdrożenia, które Komputronik Biznes realizował u wielu klientów. Dlatego kompleksowe, a jednocześnie przyjazne dla użytkowników wsparcie tego obszaru w ramach własnej organizacji było bezpośrednim impulsem do zmiany stosowanych w firmie rozwiązań klasy CRM. –– podkreśla Łukasz Brzóska, Kierownik Zespołu Handlowego Komputronik Biznes.

Firma poszukiwała rozwiązania, które wsparłoby ją w jeszcze lepszej obsłudze obecnych klientów i odczytywania ich potrzeb, segmentacji klientów oraz skutecznej akwizycji nowych klientów i projektów. – Potrzebowaliśmy nowych, bardziej rozbudowanych oraz automatycznych narzędzi budowania pełnego obrazu klienta, monitorowania relacji, elastycznego dostosowania ofert – mówi Mirosław Jasiak, Dyrektor Marketingu Komputronik Biznes.

Złożony ekosystem

Nowy system musiał uwzględniać złożoność naszej organizacji. Firma zarządza prawie 300-osobowym zespołem specjalistów, którzy pracują w zespołach zróżnicowanych geograficznie (6 filii; projekty w całej Polsce), ale także sektorowo. Komputronik Biznes oferuje bowiem także dedykowane rozwiązania dla wybranych branż, z administracją publiczną, służbą zdrowia, sektorem finansowym, handlem detalicznym oraz HoReCa na czele. Regiony i obszary spina Centrum Usług Wspólnych, wspierające m.in. sprzedaż.

Zależało nam na tym, by efektywnie zarządzać zespołami, wiedzieć, na jakim etapie są poszczególne projekty. Ważnym aspektem był dla nas monitoring sprzedaży w ramach poszczególnych regionów – tak by zespoły sprzedażowe poszczególnych filii nie dublowały swoich działań. – tłumaczy Zbigniew Szymerowski - Kierownik Projektów Komputronik Biznes.

Chmura nowych możliwości

Komputronik Biznes postawił na Microsoft Dynamics 365 for Sales.

System natywnie integruje się z wdrożonymi wcześniej w firmie chmurowymi aplikacjami biznesowymi Office 365. Płynnie współpracuje z aplikacjami korzystającymi z danych poczty, aplikacji ERP czy platformy SharePoint. Dzięki pełnej integracji rozwiązań handlowiec czy inżynier ma na jednym ekranie, na dowolnym urządzeniu pełną informację o kliencie. Nie musi przełączać się pomiędzy aplikacjami, może np. z poziomu poczty elektronicznej wyszukać lub zaktualizować informacje o kliencie czy potencjale danej sprzedaży. W nowym systemie tworzymy też grupy projektowe, by gromadzić wiedzę w jednym miejscu, co szczególnie doceniają osoby, które dołączają do projektu w jego trakcie – dodaje Zbigniew Szymerowski. Dobrym przykładem zmian jest nowy sposób funkcjonowania działu telemarketingu.

Wcześniej do naszych telemarketerów informacje spływały z różnych źródeł – telefonicznie, mailem, w arkuszu kalkulacyjnym. Teraz wszystkie zaangażowane osoby mają bieżący podgląd, na jakim etapie jest dany proces – podkreśla Mirosław Jasiak – Dyrektor Marketingu.

Firmy, które decydują się na rozwiązania chmurowe, stają się w pełni mobilne. Handlowcy z dowolnego urządzenia mają dostęp do aktualnych, rzetelnych danych i narzędzi analitycznych, które zwiększają szansę na sukces sprzedażowy. Dane przechowywane są w bezpiecznym i elastycznym środowisku, co eliminuje konieczność administrowania i kupowania dodatkowych serwerów. Możliwość szybkiego skalowania systemu pozwala dostosować go do aktualnego etapu rozwoju firmy – tak kluczowe korzyści opisuje Justyna Klimuk, Dynamics 365 Business Group Lead z Microsoft.

Zwinne wdrożenie

Paweł Kobryń, Dyrektor Działu Projektów i Wdrożeń Komputronik Biznes podkreśla, że projekt został zrealizowany bardzo szybko i sprawnie:

Pierwszy etap, który zapewnił kluczową funkcjonalność w obszarze sprzedaży, zajął niespełna kwartał. Potem rozbudowywaliśmy i dopasowywaliśmy już działające funkcje, a równolegle wdrażaliśmy kolejne narzędzia. Krótki czas wdrożenia, przy pełnej kontroli budżetu, to zasługa bardzo dobrej współpracy, doświadczenia wszystkich osób zaangażowanych w projekt i przyjętej zwinnej metodyki działania. Prace wdrożeniowe zostały zrealizowane we współpracy z Bonair S.A. – Partnerem Microsoft.

Początek drogi

Wyjściowy wariant zakładał wdrożenie Microsoft Dynamics 365 w obszarze agregacji danych o klientach.

Tymczasem w wielu aspektach zrobiliśmy znacznie więcej, niż planowaliśmy. Wypracowaliśmy choćby dopasowane do naszych potrzeb mechanizmy udzielenia pełnomocnictw czy zbierania informacji o referencjach. – wylicza Zbigniew Szymerowski.

Szczególnym powodem do dumy Komputronik Biznes jest pionierskie na rynku rozwiązanie wspierające sprzedaż sukcesywną.

Budujemy na bazie Dynamics 365 narzędzia, które za nami nadążają. Jesteśmy na początku drogi, ale już przymierzamy się do kolejnych rozszerzeń m.in. w obszarze marketingu i wsparcia sprzedaży w ramach CUW – zauważa Łukasz Brzóska.

Lustro organizacji

Naszym celem była optymalizacja sprzedaży, a poruszyliśmy również obszary związane z administracją, prawem, marketingiem, księgowością czy kadrami. Ale to tylko dodatkowy plus – wdrożenie okazało się fantastycznym lustrem, w którym mogliśmy zweryfikować nasze procesy oraz pracować nad ich ulepszaniem. – podsumowuje Sebastian Pawłowski.

Wybrane rozwiązanie: Microsoft Dynamics 365, zintegrowany z chmurowym Office 365

Liczba użytkowników: 180

e-max.it: your social media marketing partner